Introducción
Tess AI ofrece una poderosa funcionalidad de integración de aplicaciones que permite la sincronización con diversas plataformas externas, como Google Calendar. En este artículo, vamos a explorar un caso de uso específico: la coordinación de reuniones utilizando una plantilla de Tess AI que obtiene datos de la agenda del usuario y utiliza inteligencia artificial (IA) para seleccionar el mejor horario disponible, además de crear automáticamente el título y la descripción del evento.
Campos de Entrada
Para desarrollar esta plantilla, incorporamos una serie de campos de entrada fundamentales. Estos campos están diseñados para que el usuario pueda proporcionar información precisa sobre el evento y detalles de los participantes. Este proceso asegura que la programación sea no solo precisa, sino también totalmente adaptada a las necesidades específicas de cada usuario, facilitando la organización de eventos eficaces y bien coordinados.
- Descripción del Evento: Texto detallado sobre el objetivo del evento.
- Día del Evento: Fecha de inicio del evento en el formato DD/MM/AAAA.
- E-mail del Invitado: E-mail del invitado cuya agenda será analizada para encontrar un horario disponible.
- Duración de la Reunión: Duración esperada de la reunión, que será utilizada para encontrar un espacio adecuado en las agendas.
- E-mail del Organizador: E-mail del organizador del evento para acceder a su agenda.
Introducción:
Este paso es responsable de acceder a la información de la agenda del participante y del organizador. Utilizando los e-mails proporcionados, Tess AI consulta Google Calendar para extraer todos los eventos programados para las fechas especificadas. Esto incluye verificar tanto la agenda del organizador como la del invitado, permitiendo una visión completa de la disponibilidad de ambos.
Importancia:
Acceder a los eventos de las agendas de los participantes es fundamental para identificar horarios disponibles. Esto permite que la IA analice adecuadamente sin causar conflictos de programación.
Impacto:
Reduce el riesgo de superposición de compromisos, optimizando el tiempo de los participantes y aumentando la eficiencia de las reuniones agendadas.
- Calendario 1 (Organizador): Accede a eventos a partir del e-mail proporcionado, filtrando por la fecha de inicio y término especificadas.
- Calendario 2 (Invitado): Similar al Calendario 1, pero accede a la agenda del invitado.
Introducción:
Después de la recopilación de los datos de eventos, este paso entra en acción. Los Asistentes de IA, específicamente el ChatGPT Completion, utilizan tecnología avanzada de procesamiento de lenguaje natural para analizar los eventos existentes en las agendas. Identifican los horarios ocupados y sugieren los mejores horarios libres para la reunión, considerando la duración deseada. Además, este asistente es capaz de generar sugerencias inteligentes para el título y la descripción del evento, basándose en la información proporcionada por el usuario (campo de entrada).
Modelo de IA Utilizado:
GPT-4
Importancia:
Capacidad de analizar eficientemente las agendas, identificando horarios libres y sugiriendo los mejores momentos para reuniones con base en la disponibilidad de los involucrados. Esto incluye el análisis detallado de los eventos existentes y la proposición inteligente de títulos y descripciones que resumen claramente el propósito de la reunión.
Impacto:
Reducen el tiempo gastado en la coordinación de agendas, minimizan conflictos de programación y aumentan la probabilidad de aceptación de las invitaciones. Además, al generar automáticamente títulos y descripciones informativos, los Asistentes de IA ayudan a preparar mejor a los participantes para las reuniones, contribuyendo a encuentros más enfocados y productivos. En resumen, los Asistentes de IA transforman la programación de reuniones en un proceso más eficiente, claro y conveniente, beneficiando a todos los involucrados.
- Análisis de Eventos: Utiliza modelos de lenguaje para analizar eventos existentes en las agendas e identificar horarios libres.
- Sugerencia de Horario de Inicio: Basado en el análisis, sugiere un horario de inicio para la reunión.
- Sugerencia de Horario de Término: Basado en el análisis, sugiere un horario de término para la reunión.
- Sugerencia de Título: Genera un título para el evento basado en la descripción proporcionada en el campo de entrada.
- Sugerencia de Descripción: Genera una descripción para el evento basada en la descripción proporcionada en el campo de entrada.
Introducción:
En el último paso, después de la definición del horario ideal y la formulación del título y descripción, Tess AI procede con la creación del evento en Google Calendar. Configura automáticamente el nuevo evento con toda la información generada, incluyendo los participantes, horarios y detalles del evento. Este paso finaliza el proceso, efectivamente agendando la reunión en el calendario de cada participante involucrado.
Importancia:
La capacidad de crear automáticamente un evento en Google Calendar con toda la información generada es crucial para la productividad de los equipos.
Impacto:
Simplifica el proceso de programación, ahorrando tiempo y reduciendo la posibilidad de errores manuales.
Creación del Evento: Crea un evento en Google Calendar con la información generada en las etapas anteriores del ChatGPT Completion (título, descripción, horarios de inicio y término).
Prompt Personalizado
Introducción:
Por más que la etapa de creación del evento (programación) sea la anterior, en este campo, se inserta la variable de resultado del JSON. Así, es posible validar si la plantilla procesará como se configuró.
Validación: Retorna la variable del resultado de la etapa de creación del evento, especificando si el mismo fue creado con éxito.
La implementación de esta plantilla de Tess AI para coordinación de reuniones con Google Calendar demuestra cómo la integración de aplicaciones y el uso de inteligencia artificial pueden transformar procesos complejos en tareas simples y eficientes. Al automatizar la obtención de datos, el análisis de disponibilidad y la creación de eventos, Tess AI no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la precisión y la eficacia de la programación de reuniones.
