Crear y gestionar documentos, especialmente en formato PDF, puede ser un proceso que toma tiempo y resulta fragmentado, muchas veces requiriendo que uses varias plataformas. La herramienta Manage Files de Tess AI fue diseñada para revolucionar esa tarea, permitiéndote crear, editar, unir y dividir archivos PDF directamente en la interfaz de Copilot de Conversa. Este artículo te va a guiar desde la creación de un documento sencillo hasta la manipulación de documentos ya existentes.
Para empezar a usar el poder de edición de archivos, el primer paso es activar la herramienta correcta dentro de tu chat. El proceso es rápido y sencillo.
Paso a paso:
- Entra a Copilot de Conversa en la plataforma Tess AI.
- Al lado de los modelos, localiza y haz clic en el icono de "Tools".
- En la lista de herramientas disponibles, elige Manage Files.
Con la herramienta activa, la plataforma filtra automáticamente los modelos de IA y muestra solo los que son compatibles con la generación y manipulación de archivos. Así, te aseguras de que tu solicitud se ejecute sin problemas.
La función más sencilla de Manage Files es crear un archivo PDF a partir de un simple comando de texto. Puedes pedir que se generen artículos, reportes, resúmenes y mucho más.
Imagina que necesitas un artículo rápido sobre inteligencia artificial para negocios, por ejemplo. Con Manage Files activado, solo tienes que pedir:
"Genera un artículo corto sobre el tema de IA generativa para negocios y entrégalo en formato PDF."
La IA va a procesar tu solicitud, escribir el contenido y después generar un archivo PDF listo para descargar. La respuesta incluirá un botón para abrir el archivo en otra pestaña y un enlace directo para bajarlo.
Tip: Si un modelo de IA falla al generar el archivo, puedes intentarlo de nuevo con otro modelo. Modelos como los de la familia GPT-4 o Claude son geniales para esta tarea. Puedes editar tu comando anterior y elegir un modelo nuevo para enviar la solicitud otra vez, sin tener que escribir todo desde cero.
El verdadero poder de Manage Files se nota en la capacidad de manipular los archivos PDF que ya tienes. Puedes juntar varios documentos en uno solo o dividir un archivo grande en partes más pequeñas. Para eso, lo primero es poner los archivos a disposición de la IA.
Preparando tus archivos: Añadiendo a la base de conocimiento
Para que la IA pueda editar tus PDFs, tienes que subirlos a la Base de Conocimiento del chat.
Haz clic en el ícono de (+) en la esquina de la caja de texto.
Selecciona "Add photos & files" y elige la opción "PDF".
Sube tu(s) archivo(s).
Mejor práctica: Al subir archivos, pon atención al "Context Mode".
Deep Learning: Ideal para archivos pequeños. La IA lee todo el documento de una y de forma detallada, capturando todas las sutilezas. Usa esta opción para análisis precisos de artículos o informes cortos.
RAG Mode (Padrão): Perfecto para documentos largos, como libros o manuales extensos. Este modo analiza el contenido por partes, evitando que se pase de la ventana de contexto del modelo de IA.
¿Necesitas juntar informes semanales o unir capítulos de algún estudio? Manage Files lo hace por ti. Después de cargar los PDFs que quieras en la Base de Conocimiento, usa un comando claro y directo.
Por ejemplo, después de subir dos archivos, "Teste 1.pdf" (sobre IA Generativa) y "Teste 2.pdf" (sobre IA Tradicional), puedes pedir:
"Adjunté en tu base de conocimiento dos archivos PDF, Teste 1 y Teste 2. Une los dos artículos en un solo documento, también en formato PDF."
La IA va analizar ambos documentos y crear un nuevo PDF unificado, combinando el contenido de los dos.
El proceso inverso también es posible. Si tienes un documento largo y quieres separarlo por temas o capítulos, Manage Files puede ayudarte.
Después de subir el PDF unificado a la Base de Conocimiento, puedes pedir:
"Adjunté un artículo en PDF que tiene información sobre IA generativa y IA tradicional. Divide ese archivo en dos PDFs separados por tema."
La plataforma va a procesar el documento y generar dos archivos distintos, uno para cada tema, listos para descargar.
Además de crear y organizar, puedes personalizar la apariencia de tus PDFs para que se ajusten a la identidad visual de tu marca o a tus preferencias.
Ajuste de Colores: Puedes especificar los colores de los títulos y del texto. Si la IA genera un título en azul y lo prefieres en verde, solo tienes que pedir: "Haz de nuevo el PDF anterior, cambiando los títulos al color verde.". Para ser más preciso, incluso puedes dar el código hexadecimal del color que quieres.
Adición de Imágenes: Puedes poner imágenes en tus PDFs. Para eso, genera una imagen en Tess AI o usa una imagen pública de la web, copia el enlace e inclúyelo en tu prompt: "Genera un artículo sobre la historia de los robots y pon la siguiente imagen al final del documento: [link_da_sua_imagen.jpg]"
Conclusión
La herramienta Manage Files convierte el Copilot de Conversación en una potente central para gestionar documentos. Al permitir crear, unir, dividir y personalizar PDFs directamente en el chat, elimina la necesidad de otros programas y hace mucho más fáciles tareas que suelen ser complicadas. Seas un estudiante organizando apuntes, una persona de marketing creando materiales de marca o alguien que necesita juntar informes, Manage Files te da la rapidez y la inteligencia necesarias para optimizar tu flujo de trabajo y concentrarte en lo que de verdad importa.
