Eliminar o estresse de agendar reuniões, ter sua agenda organizada de forma inteligente e ainda ganhar tempo livre para se dedicar ao que realmente importa. Foi esse desafio que um de nossos clientes nos trouxe pensando em uma integração diretamente com seu Google Calendar.
Enquanto você lê essa mensagem, um algoritmo advindo do modelo de IA selecionado por esse cliente está trabalhando nos bastidores para otimizar as agendas de executivos e funcionários, assim como encontrar os melhores horários para seus compromissos e lhes ajudar a ter mais tempo livre. Incrível, não é?
Mas não acredite apenas em palavras:
Esse cliente buscava uma solução para otimizar o tempo de sua equipe. Eles enfrentavam os mesmos desafios: agendas lotadas, dificuldade em encontrar horários compatíveis e tempo precioso sendo desperdiçado com a organização de reuniões. A resposta? Integrar a IA Generativa ao Google Calendar!
Com a mudança, eles conquistaram:
70% menos tempo gasto com o agendamento de reuniões: imagine a quantidade de projetos que sua equipe poderia finalizar com algumas horas extras por semana
Em média, 20% mais tempo livre por colaborador;
Taxa de participação em reuniões 25% maior: Com horários otimizados e convites personalizados, o engajamento aumenta e os resultados aparecem.
Mas como isso foi feito?
Alerta de informações mais técnicas❗
Para desenvolver este template, incorporamos uma série de campos de entrada fundamentais.
Esses campos são projetados para que o usuário possa fornecer informações precisas sobre o evento e detalhes dos participantes. Este processo assegura que o agendamento seja não apenas preciso, mas também adaptado às necessidades específicas de cada usuário, facilitando a organização de eventos eficazes e bem coordenados.
Descrição do Evento: Texto detalhado sobre o objetivo do evento.
Dia do Evento: Data de início do evento no formato DD/MM/AAAA.
E-mail do Convidado: E-mail do convidado cuja agenda será analisada para encontrar um horário disponível
E-mail do Organizador: E-mail do organizador do evento para acesso à sua agenda.
Duração da Reunião: Duração esperada da reunião, que será usada para encontrar um espaço adequado nas agendas.
Esta etapa é a responsável por acessar as informações da agenda do participante e do organizador. Utilizando os e-mails fornecidos, a Tess AI consulta o Google Calendar para extrair todos os eventos programados para as datas especificadas identificando horários disponíveis, sem causar conflitos de agendamento.
Após a coleta dos dados de eventos, esta etapa entra em ação. Os AI Assistant, especificamente o ChatGPT Completion que usamos, analisa os eventos existentes nas agendas, identifica os horários ocupados e sugerem os melhores horários livres para a reunião, considerando a duração desejada. Além disso, esse assistente é capaz de gerar sugestões inteligentes para o título e a descrição do evento, baseando-se nas informações fornecidas pelo usuário.
Claro, o histórico de reuniões entre os participantes também é considerado para sugestões de tempo.
Em resumo, o agendamento de reuniões é transformado em um processo mais eficiente, claro e conveniente, beneficiando todos os envolvidos!
Na última etapa, após a definição do horário ideal e a formulação do título e descrição, a Tess AI segue com a criação do evento no Google Calendar. Ela configura automaticamente o novo evento com todas as informações geradas, incluindo os participantes, horários e detalhes do evento. Esta etapa finaliza o processo, efetivamente agendando a reunião no calendário de cada participante envolvido.
E poderíamos ir ainda além com a análise de outras variáveis como o CRM do vendedor, em qual horário suas reuniões são mais produtivas… A verdade é que com a IA Generativa você consegue ir muito além inclusive com simples reuniões.
Em breve, traremos mais cases, esperamos que tenham gostado! Acesse a Tess AI e teste muito mais!
